Experiência no Workshop PM TOOLS

Olá a todos!

Me chamo Paulo Cunha, membro da Comunidade de Gerenciamento de Projetos Pará, e no dia 1º de abril de 2015 participei do Workshop PMO TOOLS em Fortaleza-CE, ministrado pelo Prof. Américo Pinto, referência no assunto Project Management Office (PMO) ou Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP).

Ao iniciar o treinamento, o professor nos pediu primeiramente que tentássemos definir as funções de um PMO e a conclusão a que chegamos é que “depende”. Depende das necessidades organizacionais e dos stakeholders e do que se deseja obter como benefício.

A verdade é que por um bom tempo ouvi muito falar em modelos prontos, com suas atividades pré-definidas, como:

- Projeto autônomo;

- Escritório de Suporte a Projetos;

- Centro de Excelência;

- Escritório de Suporte Corporativo.

Segundo o Profº Américo Pinto, “tais PMOs, aparentemente, têm pouco compromisso com a aplicação prática e resultados efetivos e a consequência é que estes perdem força e apoio rapidamente”.

A metodologia do PMO TOOLS não define modelos. Ela fornece um método para você planejar o seu Escritório de Gerenciamento de Projetos desde o início ou reenergizar existentes, que atenda as necessidades da sua organização e gere valor e os benefícios esperados. Através de 6 fases muito simples e da ajuda de um Canvas, chamado de PMO Canvas, você define o seu PMO. As etapas são as seguintes:

1. Modelagem Estratégica com o PMO Canvas: utiliza-se uma folha A0 dividida da seguinte forma:

Neste primeiro momento você define os Desafios, ou seja, problemas a serem enfrentados pelo PMO, a Proposição de Valor, que visa definir de maneira bem generalista o que o PMO vai fazer, além de identificar quem são os clientes do PMO.

2. Definição dos Serviços com o PMO Mix Manager: através desta ferramenta, você define para cada parte interessada os benefícios esperados em uma lista dos 30 benefícios mais comuns já mapeados. Em seguida, através de uma matriz de Probabilidade Serviços x Benefícios, você identifica os serviços (funções) do PMO, de uma lista de 27 no total, que melhor atendem àqueles benefícios definidos inicialmente. 

3. Definição de KPIs com o PMO Performance Model: através desta ferramenta você define os Key Performance Indicator ou Indicadores-chave de Desempenho para cada uma das atividades do PMI, isto tudo já mapeado pelo PMO TOOLS.

4. Definição do Headcount e Perfil com o PMO Competence Model: com esta ferramenta definimos as competências necessárias para a equipe que atuará no PMO e a quantidade de pessoas.

5. Definição do Plano para Evolução com PMO Maturity Cube: utilização da ferramenta do PMO Maturity Cube para identificar o nível de maturidade e montar um plano para evolução desta maturidade.

6. Acompanhamento com o PMO Balanced Scorecard: Utilização de um modelo de scorecard para monitoramento das ações.

No final do treinamento as equipes tem algo como a figura abaixo:

Todo este modelo foi concebido com a colaboração de profissionais, especialistas e pesquisadores da área através do PMO Master Class (http://pmomasterclass.com.br/), um programa de estudos e certificação dedicado somente à Escritório de Gerenciamento de Projetos.

Para finalizar, o Profº Américo Pinto informou ao final do curso que lançará um livro sobre esta metodologia em breve, algo como um PMOBoK, e uma certificação neste modelo, provavelmente até o final do ano.

Até breve!

Postado por:

Paulo Henrique Cunha, PMP, Consultor e Instrutor em Gestão de Projetos PMI.